Gobierno de La Rioja

Núm. 32
BOLETIN OFICIAL DE LA RIOJA
Lunes 9 de marzo de 2009
CONSEJERÍA DE ADMINISTRACIONES PÚBLICAS Y POLÍTICA LOCAL
I.B.1

Orden 8/2009, de 26 de febrero, de la Consejería de Administraciones Públicas y Política Local por la que se establecen las bases y se convocan para el año 2009 dos Premios a la Calidad e Innovación en la Administración del Gobierno de La Rioja en el marco del camino a la Excelencia que esta siguiendo

El 14 de julio de 2000, el Gobierno de La Rioja aprobó el Plan Estratégico de Calidad en el Gobierno de La Rioja que incluía como uno de sus objetivos la mejora continua de la calidad de los servicios que presta la Administración. A lo largo de estos años pasados se han ido desarrollando toda una serie de actuaciones tendentes al cumplimiento de dicho objetivo. Continuando en esta línea el Plan Estratégico para la Excelencia en el Gobierno de La Rioja 2008-2011 define las distintas etapas del camino hacia la Excelencia y marca los objetivos e indicadores para cada una de ellas con el fin último de lograr una Rioja Excelente y para ello una Administración Excelente.

El artículo del Decreto 5/2007, de 2 de julio por el que se modifica el número, denominación y competencias de las Consejerías de la Administración de la Comunidad Autónoma de La Rioja atribuye a la Consejería de Administraciones Públicas y Política Local las competencias en materia de calidad de los servicios públicos.

Por otra parte el Decreto 125/2007, de 26 de octubre, por el que se regula el ejercicio de las funciones en materia de organización administrativa, calidad y evaluación de los servicios en la Administración General de la Comunidad Autónoma de La Rioja y sus Organismos Autónomos, dispone en su artículo octavo que la Dirección General de Calidad de los Servicios y Tecnologías de la Información se configura como centro impulsor de la calidad de los servicios públicos, a cuyos efectos pondrá en marcha programas específicos de calidad de los servicios públicos y coordinará aquellos proyectos que puedan impulsar otros departamentos u organismos. El modelo de Excelencia Europea, EFQM, es el utilizado para la evaluación y mejora continua de los servicios de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de La Rioja y entre sus criterios prevé el reconocimiento a las personas de la organización y la búsqueda e intercambio de las mejores prácticas para aprender de ellas.

De acuerdo con estas funciones y mediante la convocatoria de dos premios, para incentivar y reconocer las mejores experiencias, promover el intercambio de las mismas dentro de la organización Gobierno de La Rioja, y estimular la mejora continua, esta Consejería conforme a las facultades que la legislación vigente le atribuye

Dispone

Artículo 1.- Objeto

La presente Orden tiene por objeto establecer las bases reguladoras y convocar para el año 2009 dos premios a la Calidad e Innovación con el objetivo de:

Reconocer y premiar a los grupos de mejora que de una manera innovadora y/o relevante hayan contribuido a enriquecer y hacer más eficaz la prestación de los servicios a los ciudadanos y a los propios empleados públicos, a mejorar la gestión de la calidad, y a fomentar su difusión.

Extender las mejores prácticas en la gestión y ofrecérselas a todas las unidades y órganos del Gobierno como un marco orientador adecuado que ayude a mejorar los servicios públicos de una manera eficaz.

Buscar un referente común de valores, conceptos y procedimientos que permitan el intercambio de experiencias y estimule la mejora continua.

Facilitar la difusión de las buenas prácticas de gestión de la mejora y de los beneficios asociados al empleo de modelos de gestión de la calidad.

Artículo 2.- Premios.

Cada uno de los proyectos ganadores recibirá un diploma acreditativo, y un premio equivalente a la cantidad de 4.000,00 euros para gastos de desplazamiento, estancia e inscripciones a cursos, congresos para los miembros del equipo o para organizar en su unidad actividades de mejora (seminarios, jornadas, traer ponentes).

La cuantía de cada premio se distribuirá entre los componentes del equipo de empleados ganador de éste, de acuerdo con la propuesta que formule su director, que no podrá exceder en su conjunto de 4.000,00 euros, ni asignar a ningún miembro del equipo más de 1.000,00 euros. En todo caso, dicha propuesta deberá estar motivada. Estos premios se otorgarán con cargo a los presupuestos de la Dirección General de Calidad de los Servicios

El Jurado podrá otorgar un diploma acreditativo de mención honorífica, hasta un máximo de dos, a las candidaturas que adquieran la condición de finalistas, tras la primera fase del proceso de evaluación.

El Jurado podrá dejar desierto alguno de los premios.

Artículo 3.- Participantes

Se admitirán las candidaturas presentadas por equipos de trabajo formados por personal de los servicios públicos de la Administración del Gobierno de La Rioja y sus organismos públicos. Los grupos de trabajo podrán estar integrados por empleados adscritos a la misma Consejería o a distintas Consejerías u organismos públicos.

Cuando una misma persona se integre en más de un equipo de trabajo sólo podrá figurar en una de las candidaturas.

Artículo 4.- Presentación de candidaturas

Con el fin de avanzar en la incorporación de los principios contenidos en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, la solicitud únicamente podrá presentarse a través de la Oficina Virtual del Gobierno de la Rioja en la página web www.larioja.org, o en el acceso directo www.larioja.org/oficinavirtual.

Para la presentación de las solicitudes el titular del órgano u organismo al que esté adscrito el servicio del que dependa el equipo y el del que aporte mayor número de personal, si es una buena practica con personal de varios servicios, podrá utilizar los sistemas de firma electrónica incorporados al Documento Nacional de Identidad para personas físicas, o los sistemas de firma electrónica avanzada, incluyendo los basados en certificado electrónico reconocido admitido por la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de La Rioja.

Cada una de las peticiones de participación deberán ir acompañada de una Memoria explicativa del trabajo realizado, con una extensión no superior a veinte páginas, configuradas en formato A4, por una sola cara y numeradas, con un tamaño de letra mínimo de 11 puntos, e interlineado sencillo. La Memoria se presentará en formato "doc", "rtf", "pdf", "txt" o "zip" que no supere los 50 Kbytes. En el Anexo II "Guía para la preparación de las candidaturas a los Premios a la Calidad e Innovación en la Administración del Gobierno de La Rioja", se recogen algunas recomendaciones para la redacción de la Memoria.

Las solicitudes se dirigirán al Consejero de Administraciones Públicas y Política Local.

Artículo 5.- Plazo de presentación de las candidaturas

El plazo de presentación de las solicitudes se determinará para cada convocatoria mediante resolución del titular de la Dirección General de Calidad de los Servicios y Tecnologías de la Información.

En el año 2009 el plazo para la presentación de solicitudes será durante el mes de julio.

Si la solicitud no reúne los requisitos exigidos, se requerirá al interesado para que en un plazo de 10 días hábiles subsane la falta o acompañe los documentos preceptivos, con indicación, de que si así no lo hiciera, se le tendrá por desistido de su petición, previa resolución que se dictará en los términos del Art. 42 de la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y Procedimiento Administrativo Común, siendo la Dirección General de Calidad de los Servicios y Tecnologías de Información el órgano competente para la instrucción.

Artículo 6.- Jurado

El Jurado que habrá de discernir sobre el otorgamiento de los premios será único. Se compondrá de seis miembros: tres del Observatorio de la Excelencia en la Administración General de la Comunidad Autónoma de La Rioja y sus Organismos Públicos, dos funcionarios de otras administraciones y un representante de los órganos de representación del personal funcionario designado por la Junta de Personal.

Estará presidido, salvo delegación, por el Consejero de Administraciones Públicas y PolíticaLocal.

Actuará de Secretaría la del Observatorio de la Excelencia en la Administración General de la Comunidad Autónoma de La Rioja y sus Organismos Públicos, que tendrá voz, pero no voto

Asimismo, el Presidente podrá acordar la incorporación de colaboradores, personal al servicio de la Administración del Gobierno de La Rioja que ayudarán al Jurado.

Artículo 7.- Procedimiento de evaluación

El procedimiento de evaluación constará de tres fases:

Primera: Revisión y aceptación de las candidaturas presentadas, de acuerdo con el cumplimiento de los requisitos establecidos en estas bases.

Segunda: Evaluación de las memorias de los proyectos aceptados y selección de las candidaturas finalistas.

Tercera: Presentación pública de los proyectos finalistas, elección de los ganadores y entrega de diplomas.

Esta última fase de evaluación y entrega de diplomas a los ganadores se llevará a cabo en una jornada de carácter público, durante la semana europea de la calidad, la segunda semana de noviembre.

Artículo 8.- Criterios para la evaluación de las memorias:

El Jurado evaluará las memorias de las candidaturas aceptadas de acuerdo con los siguientes criterios, repartidos de forma proporcional:

Pertinencia: Grado de coherencia del trabajo realizado con la misión y las funciones del órgano, de la unidad administrativa, o del equipo que presenta la candidatura.

Propiedad: Grado de utilización de recursos propios o de la organización.

Metodología: Grado de precisión en la definición del problema, de las causas, de los objetivos pretendidos, de la solución escogida, de las actuaciones realizadas, de los recursos empleados, y de los resultados alcanzados.

Innovación: Grado de novedad del trabajo realizado respecto a lo que se hacía anteriormente.

Consolidación: Período de tiempo al que corresponden los resultados del trabajo realizado.

Repercusión: Grado de contribución de los resultados a la mejora de la calidad del servicio.

Transferencia: Grado de aplicabilidad y de exportación a otros ámbitos diferentes en el que se ha realizado.

Artículo 9.- Presentación Pública:

El Jurado dará a conocer los nombres de las candidaturas finalistas a los Premios y el orden de la presentación pública, con al menos 15 días naturales de antelación a la celebración de la jornada.

Las candidaturas finalistas a los Premios deberán realizar una presentación pública de sus trabajos el día de la celebración de la Jornada. Con el fin de organizar adecuadamente el desarrollo de la Jornada deberán enviar, en un plazo de diez días después de la comunicación de las candidaturas finalistas, a la dirección de correo electrónico del Servicio de Organización Calidad y Evaluación: sorganizacion@larioja.org, una presentación visual resumida del trabajo, en Power Point. La presentación irá acompañada de un guión escrito en Word explicativo de la misma y será susceptible de ser expuesta en público en un tiempo máximo de quince minutos.

Las candidaturas finalistas a los Premios realizarán la presentación pública de sus trabajos el día de la celebración de la Jornada. El tiempo de presentación estará estrictamente limitado a quince minutos. Tras cada presentación, los miembros del Jurado podrán realizar un turno de preguntas.

Articulo 10.- Criterios para la evaluación de la exposición Pública:

El Jurado evaluará la presentación pública de acuerdo con los siguientes criterios:

Ajuste al tiempo de exposición.

Estructura de la exposición.

Claridad de la exposición.

Calidad de medios didácticos utilizados en la exposición.

Precisión de las contestaciones a las preguntas formuladas por los miembros del Jurado.

Artículo 11.- Procedimiento de concesión de los premios:

El Jurado procederá, por último, a la evaluación final de las candidaturas finalistas y a otorgarlos premios, según:

La evaluación de la memoria supondrá un 80% de la puntuación final.

La evaluación de la presentación pública supondrá un 20% de la puntuación final.

El Jurado podrá declarar desierto algún premio en caso de que las candidaturas no reunieran los méritos suficientes para ser galardonadas. Ya esta previsto en el artículo 2.4.

El fallo del Jurado será inapelable y se hará público en la Jornada tras la deliberación del Jurado, procediéndose inmediatamente después a la entrega de diplomas. Órgano condedente Resolución, plazo, y posibles recursos

Los premios equivalentes a 4.000,00 euros se dispondrán por Resolución del Consejero de Administraciones Públicas y Política Local, salvo delegación, tras la elevación del acta del jurado en la que se contenga su fallo, que se acompañará de la propuesta motivada del director del equipo con la propuesta de actividades y de reparto del premio entre los miembros del mismo.

Artículo 12.- Aceptación de los términos de la convocatoria

La participación en la convocatoria supone aceptar sus bases y el fallo del jurado que será inapelable.

La presentación de las candidaturas es voluntaria y supone la plena aceptación de las presentes bases y de cuantas decisiones adopte el Jurado para interpretar o aplicar las mismas.

Artículo 13.- Compromisos de los premiados:

Los candidatos se comprometen a participar en las acciones posteriores de difusión de los trabajos premiados, si el Gobierno de La Rioja lo demandara.

Igualmente los miembros del equipo se comprometen a destinar la cuantía metálica del premio a la finalidad para la que ha sido prevista: gastos de desplazamiento, estancia e inscripciones a cursos, congresos o para organizar en su unidad actividades de mejora (seminarios, jornadas).

Artículo 14.- Publicación y divulgación:

De igual modo, el Gobierno de La Rioja se reserva el derecho a publicar y divulgar aquellos trabajos (tanto las memorias como la documentación de la presentación pública) que se estimen merecedores de ello.

Propiedad intelectual, clausula de contratación: Los derechos de explotación sobre todos los estudios y documentos, así como en su caso los posibles productos elaborados por el equipo incluidos en la memoria que se adjunta en la convocatoria se entenderán transmitidos en exclusiva en favor de la Comunidad Autónoma de La Rioja. A efectos de cumplir con lo dispuesto en el artículo 43 del Real Decreto Legislativo 1/1996, de 12 de abril por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual, la transmisión se entenderá referida al ámbito mundial y por el tiempo necesario hasta que las obras pasen a formar parte del dominio público, de acuerdo con lo previsto en el artículo 41, en relación con los artículos 26 y siguientes del Real Decreto Legislativo 1/1996, de 12 de abril por el que se aprueba el referido Texto Refundido.

Los derechos de explotación cedidos incluyen los de reproducción, distribución, comunicación pública - incluida la puesta a disposición por Internet- y la transformación de la obra. La cesión en exclusiva implica la imposibilidad de que los premiados exploten la obra por sí mismo o que transmita a terceros los derechos cedidos, en los términos previstos por el artículo 48 del citado texto legal. El derecho cedido en exclusiva a la Comunidad Autónoma de La Rioja podrá ser transmitido por ésta a terceros.

Disposición Final Única. Entrada en vigor.

La presente Orden entrará en vigor el día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial de La Rioja.

Logroño, 26 de febrero de 2009.- El Consejero, Conrado Escobar Las Heras.

Anexo I

Documento de solicitud del Premio a la Calidad e Innovación en la Administración del Gobierno de La Rioja.

D./Dª.:... en calidad de titular del... al que está adscrito el equipo de trabajo compuesto por:

D./Dª.:

D./Dª.:

D./Dª.:

D./Dª.:

Manifiesto que ha trabajado de una manera innovadora contribuyendo a enriquecer y hacer más eficaz la prestación de los servicios a los ciudadanos y a los propios empleados públicos, a mejorar la gestión de la calidad, y a fomentar su difusión, tal y como aparece detallado en la memoria que adjunto a esta solicitud.

Por todo lo anterior solicito sea concedido al equipo de mejora el Premio a la Calidad e Innovación en la Administración.

En Logroño a... de... de...

Fdo: D./Dª...

Director General

Excmo. Sr. Consejero de Administraciones Públicas y Política Local

Anexo II

Guía para la preparación de las candidaturas a los Premios a la Calidad e Innovación en la Administración del Gobierno de La Rioja

1. Introducción

La finalidad de este documento es ayudar a los equipos de trabajo, que hayan decidido presentarse a los Premios a la Calidad e Innovación, convocados por el Gobierno de La Rioja

Se trata de que todos los equipos de trabajo formados por personal adscrito directamente a ellos, dispongan de una guía orientativa que les facilite la labor de presentación de la candidatura, de redacción de la Memoria explicativa del trabajo realizado, y de elaboración de la Presentación Pública, a las que se refieren las bases de la convocatoria

Esta Guía es orientativa y por tanto no prescriptiva. El último referente serán las bases de la convocatoria. El Jurado es soberano en la interpretación de las mismas

2. Buenas prácticas

Se consideran Buenas Prácticas en la gestión de la modernización y de la mejora de la calidad de los servicios públicos, las experiencias novedosas e iniciativas de mejora de la calidad, desarrolladas por toda la entidad o por algún equipo de trabajo de la entidad, en la aplicación de las nuevas tecnologías o en la mejora de la calidad de los servicios, que están proporcionando buenos resultados, durante un período considerable de tiempo.

Antes de tomar la decisión de presentarse a este premio, hay que asegurarse de que existe en la entidad correspondiente, alguna experiencia que cumpla con los requisitos, especialmente con los criterios expresados en el artículo 8 de la convocatoria.

Aunque el plazo para presentar candidaturas pueda parecernos holgado, es importante que -con mucho tiempo- se constituya el equipo encargado de preparar la candidatura, se asignen tareas, se recoja toda la información disponible, se establezcan plazos parciales. A la vez, hay que tener en cuenta que alguien ha de liderar ese equipo, comunicar la decisión de presentarse al premio al personal de la entidad, sobre todo al que está directamente afectado por el proyecto, pues lo que se pretende premiar son "buenas prácticas" colectivas, de una entidad, de un departamento, o bien de un equipo de trabajo, pero no iniciativas de carácter individual.

3. Presentación de la candidatura

Las solicitudes para la presentación de candidatura deberán ajustarse al modelo referido en el anexo 1 de las bases.

Las solicitudes deberán ir suscritas por el titular del órgano u organismo al que esté adscrito el servicio del que dependa el equipo, a fin de que éste tenga conocimiento y autorice la presentación de la candidatura.

Deben seguirse cuidadosamente las prescripciones contenidas en el artículo 4 de la convocatoria y en el anexo de solicitud, ya que son requisitos para la aceptación de las candidaturas presentadas.

4. Redacción de la memoria explicativa

A. Contenido de la Memoria explicativa

La Memoria explicativa debe contener, como mínimo, los apartados siguientes:

Una presentación breve de las condiciones actuales de la entidad, del equipo de trabajo y del ámbito en que se ha realizado la actividad: composición, funciones, ubicación, medios de que dispone, etc.

Una descripción de la metodología empleada:

Descripción pormenorizada del problema a resolver, enriquecida con datos cuantitativos de carácter social, económico, etc., que justifiquen su importancia. El problema ideal es el que surge a partir de una necesidad planteada por los ciudadanos o usuarios de los servicios. La descripción conviene que acabe con una definición concreta y cuantificada del problema, y una referencia a la responsabilidad de solucionarlo, por parte de la entidad o equipo que lo ha asumido (Ver criterio Pertinencia en el artículo 8).

Listado de las causas que originaron el problema: costumbres anteriores, condiciones físicas, materiales, de funcionamiento, etc. Conviene terminar con la descripción de la causa más importante, enriquecida con datos cuantitativos de carácter social, económico, etc., que justifiquen su importancia respecto a las demás.

Listado de las soluciones posibles para resolver la causa más importante.

Descripción de la solución escogida, enriquecida con datos cuantitativos de carácter social, económico, etc., que justifiquen sus ventajas sobre las demás soluciones y los beneficios esperados de ella.

Definición del/ de los objetivo/s pretendido/s con la aplicación de la solución escogida. Los objetivos están definidos cuando están formulados de manera cuantitativa - medible y está fijado el período de su consecución. Por ejemplo: tramitar las licencias de obra menor en un tiempo máximo de 5 días.

Listado de las actuaciones realizadas y recursos empleados (tiempo de trabajo, equipos, reuniones, cartas, dinero, medios de transporte, etc.). Conviene resaltar que las actuaciones se realizan sistemáticamente, que alcanzan todos los ámbitos donde son aplicables, que se revisa su efectividad regularmente. Conviene resaltar el grado de utilización de recursos propios o de la organización (Ver criterio Propiedad en el artículo 8).

Presentación, preferentemente en gráficos, de los resultados obtenidos. Conviene resaltar la significatividad de los indicadores para medir los resultados, el alcance de los resultados a todos los ámbitos afectados, Conviene resaltar el período de tiempo al que corresponden los resultados del trabajo realizado (Ver criterio Consolidación en el artículo n 8).

Una valoración de la repercusión de los resultados y de las ventajas logradas, especialmente para satisfacer las necesidades y expectativas de los ciudadanos y usuarios de la comunidad en la que se ubica. (Ver criterios Innovación y Repercusión en el artículo 8).

Una valoración de la aplicabilidad y de la facilidad de exportación a otros ámbitos diferentes (Ver criterio Transferencia en el artículo 8).

B. Aspectos formales de la Memoria explicativa

En cuanto a la forma de redacción de la Memoria explicativa se deben considerar los siguientes aspectos:

La primera recomendación básica es atenerse lo más posible a las Bases, y específicamente a los criterios de evaluación. Al respecto hay que tener en cuenta que el Jurado basa su decisión en lo que viene explicado en la Memoria, y que la misma, pondera un 80 % (artículo 11)

También es importante tener en cuenta todos los aspectos formales: número de páginas, formato, la fuente de texto a utilizar, soportes de presentación, "doc", "rtf", "pdf", "txt" o "zip" que no supere los 50 Kbytes, etc.

Distribuir el espacio de la Memoria, teniendo en cuenta la proporción relativa de sus contenidos.

Es conveniente que la redacción final de todos los apartados, corra a cargo de la misma persona, o en todo caso, que sea una persona quién haga el repaso final, de tal forma que la Memoria mantenga una unidad de estilo

Utilizar una redacción descriptiva y precisa, evitando las generalidades y las frases vagas o ambiguas. Es conveniente incluir un anexo que contenga la relación de siglas empleadas.

Todas las afirmaciones de la memoria deben apoyarse en hechos y datos específicos, además deponer de manifiesto los resultados en términos cuantitativos. Por ejemplo, decir que los ciudadanos están muy contentos con los servicios prestados por el Gobierno, no es igual que afirmar que en la última encuesta de satisfacción realizada (caso de que se haya utilizado tal herramienta), los usuarios del servicio de atención al ciudadano, en un 85 % de los casos, muestran un nivel medio de satisfacción de 7 en una escala 0 a 10.

A veces, es interesante incluir, en anexos, gráficos que permitan visualizar los resultados cuantitativos de forma independiente o correlacionada. Los gráficos sirven para dar información visual, no para repetir los datos que ya se han señalado en la redacción. Los gráficos deben estar diseñados de forma que sean comprensibles por todas las magnitudes que allí se muestren.

5. Preparación de la presentación pública

Las candidaturas finalistas a los Premios deberán realizar una presentación pública de sus trabajos, de acuerdo con el artículo 9 de la convocatoria. Esta presentación pública es evaluable y pondera un 20 % de la puntuación final (artículo 11)

Se trata de un resumen del trabajo realizado, susceptible de ser expuesto en público, en un breve espacio de tiempo. (15 minutos)

Se recomienda la utilización de presentaciones visuales, como medio de apoyo a la exposición que realice el encargado de la defensa de la Memoria

La presentación visual se hará en Power Point. Conviene presentar de esta forma los datos y gráficos de resultados.

Es conveniente ensayar previamente, varias veces, la presentación pública, a fin de distribuir el tiempo disponible de forma homogénea. Es importante concluir la presentación en el tiempo fijado. Las presentaciones con un final precipitado o recortado pierden mucho valor.

Tras la presentación, los miembros del Jurado podrán realizar un turno de preguntas. Es importante la precisión en las respuestas, y la seguridad y asertividad que se utiliza para aportar los datos.

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