¿Qué es la factura electrónica?
"La facturación electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel y consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos." (http://www.facturae.es)
¿Cuáles son sus ventajas?
- Menor coste que la factura en papel
- Mayor rapidez: el envío y recepción es prácticamente inmediato. Facilita que el cobro sea más rápido.
- Menos trabajo: la factura no hay que introducirla manualmente en el sistema de gestión.
- Trazabilidad: se puede saber en todo momento dónde está la factura y su historia completa (no se pierden facturas.)
- Es más segura: hay menos errores en su tramitación, se custodia electrónicamente durante el periodo legal, vigilando su integridad y se garantiza el acceso sólo a las personas autorizadas
- Tiene la misma validez legal que la factura en papel.
¿Cuál es su coste?
El envío y/o recepción de facturas electrónicas de proveedores de cualquier administración pública de la Rioja y Ayuntamientos así como de empresas no proveedoras con sede en La Rioja no tiene ningún coste mediante el uso de la Plataforma de facturación electrónica ofrecida por el Gobierno de La Rioja a través de la DGAD de la Consejería de Administraciones Públicas del Gobierno de La Rioja..
¿Cómo envío las facturas?
Existen básicamente dos métodos para intercambiar facturas electrónicas:
- Método manual: es el método más sencillo y rápido. Las facturas electrónicas se introducen a través de un portal web desde el cual pueden realizarse todas las operaciones: consulta, emisión, búsquedas, gestión básica de clientes y artículos, etc. Este método es adecuado para autónomos o pequeñas empresas que emiten pocas facturas sin la utilización de programas de gestión o ERPs. Más información...
- Método automático: es el método adecuado para empresas que emiten un mayor número de facturas y que desean integrar su sistema de gestión o ERP con la plataforma de facturación electrónica para que el intercambio sea automático. Más información...
¿Es un sistema seguro?
La plataforma de facturación electrónica promovida por el Gobierno de La Rioja ofrece las siguientes garantías de seguridad:
- Disponibilidad: el proveedor de la plataforma ofrece contractualmente una disponibilidad del 99%
- Confidencialidad: independientemente de si el modo de acceso es manual o automático, la identificación se realiza siempre mediante firma digital, garantizándose por tanto que sólo el receptor de las facturas puede acceder a sus facturas.
- Integridad: la plataforma se encarga de firmar digitalmente las facturas, tal como se establece legalmente, garantizando así su integridad.
- Seguridad de las comunicaciones: todas las comunicaciones entre la plataforma de facturación electrónica están cifradas
¿A quien puedo enviar facturas electrónicas?
- A empresas registradas: de manera inmediata, una vez que una empresa se registra en la plataforma puede enviar y recibir facturas a/desde empresas registradas.
- A empresas en plataformas Eurobits: también podrá enviar/recibir facturas de cualquier empresa registrada en plataformas ofrecidas por el proveedor de la plataforma (Eurobits). Actualmente incluye, entre otras, a:
- Comunidades autónomas: Gobierno Vasco, Junta de Castilla y León y Comunidad Autónoma de La Rioja.
- Entidades bancarias: Bankia, Bankinter, Caja Laboral y Cajamar.
- A cualquier empresa que haya dado su conformidad: cuando la plataforma detecta que el CIF del receptor de la factura es una empresa que no está registrada, lo que hace es enviar un correo-e a la empresa destinataria para conseguir una clave que permita descargarse la factura. Las facturas nunca se pierden. Únicamente debe tenerse en cuenta que no deberían enviarse facturas a destinatarios que no hayan aceptado expresamente la recepción de facturas electrónicas, según establece la normativa sobre facturación-e.
¿Qué requisitos son necesarios para enviar facturas a organismos públicos de la Rioja?
Para enviar una factura electrónica a un organismo público de La Rioja (autonómico o local), sólo existen dos requisitos adicionales:
- Que el organismo esté registrado a la plataforma. Consultar lista de organismos registrados
- Que en la factura se indique el código de facturación de la unidad administrativa. Este código suele ser proporcionado en el momento del pedido asociado a la factura o puede consultarse directamente en el directorio de Direcciones útiles del Gobierno de La Rioja. Más información...
¿Dónde puedo obtener más información sobre facturación electrónica?
- Consulta nuestra sección de ayuda y preguntas frecuentes
- Consulta el Decreto 27/2013, de 13 de septiembre, por el que se regula el Registro de facturas y el servicio de facturación electrónica del Gobierno de La Rioja
- Puedes encontrar en http://www.facturae.es otra información
interesante relacionada con la facturación electrónica:
- Otra normativa sobre facturación electrónica
- Formato facturae
- Análisis y estudios
- Aplicación gratuita "Gestión de facturación electrónica".